Retorika Teknik Persidangan

Pengantar Teknik Persidangan
A. Pendahuluan
Proses pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah organisasi merupakan hal yang penting serta memiliki posisi strategis, terutama apabila organisasi tersebut dihadapkan pada persoalan yang sulit serta mengancam stabilitas kelangsungan organisasi tersebut. Sebagai organisasi yang memiliki warna demokrasi seperti halnya organisasi kemahasiswaan, langkah decision making senantiasa diperlukan melalui jalan musyawarah antar anggota atau musyawarah pengurus.
¬
B. Persidangan dalam Kontek Musyawarah
Secara etimologi siding menunjukkan pada subjek yang terlibat dalam suatu pertemuan yang resmi seperti sidang pimpinan/anggota, sidang hakim, sidang jum’at dan sebagainya. Tujuan yang hendak dicapai dalam persidangan adalah usaha komunikasi guna mencapai kesepakatan tertentu yang bermuara pada proses pencapaian tujuan organisasi secara mufakat. Persidangan yang dilaksanakan melalui jalan musyawarah tersebut menuntut adanya kesepakatan-kesepakatan yang telah disetujui bersama oleh peserta sidang.
Sidang atau musyawarah atau rapat adalah suatu pertemuan untuk memutuskan suatu perkara atau masalah. Persidangan diartikan sebagai suatu forum yang dilaksanakan secara formal oleh suatu lembaga, organisasi atau unit-unit lain dengan suatu persoalan atau menyangkut pertanggung jawaban pengurus organisasi pada masa akhir kepengurusannya. Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi. Jadi persidangan sifatnya lebih formal dan isi pembicaraannya lebih bersifat politik legal serta menghasilkan keputusan-keputusan politik yang mengikat banyak orang serta kepentingan.

Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai. Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga sering pula persidangan disebut “perang dinging atau perang kata”.
C. Prinsip-prinsip persidangan
Dalam usaha mencapai suasana persidangan yang diharapkan, maka harus memperhatikan faktor-faktor yang menunjang lancarnya persidangan yang meliputi:
1. Akan kejelasan dan fokus masalah atau kasus dalam pokok persoalan yang akan dibahas.
2. Dilaksanakan dalam suasana yang terencana dari segi waktu, tempat, maupun kesempatan.
3. Dilandasi oleh sikap saling menghargai dan menghormati yang ditunjang dengan itikad baik untuk bersama-sama memikirkan kepentingan organisasi.
4. Terlepas dari kepentingan pribadi dan ambisi pribadi yang berlebihan.
5. Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah mufakat.
6. Konsisten dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.
7. Etika persidangan adalah sikap atau prilaku yang harus dimiliki oleh setiap peserta sidang.
Hal hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan sidang adalah:
- Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang selama persidangan berlangsung
- Tidak memaksakan pendapat
- Bersikap sopan santun
- Bersikap lapang dada
- Disiplin
8. Retorika adalah gaya bahasa yang digunakan dalam mengemukakan pendapat, pernyataan atau pertanyaan. Hal-hal yang harus diperhatikan ketika berbicara dalam suatu persidangan adalah:
a. Intonasi suara harus jelas dan tegas
b. Tidak berbicara bohong atau harus sesuai dengan fakta dan data yang benar
c. Tidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat SARAN.
d. Dalam mengemukakan pendapat tidak bertele-tele dan membingungkan peserta siding.
e. Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan dimengerti oleh peserta sidang.
f. Dalam mengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama (suara fraksi)
D. Jenis Persidangan
1. Sidang Paripurna/pleno
Adalah suatu persidangan lengkap yang dihadiri oleh unsur-unsur refresentatif yang memiliki kekuatan yang lebih besar dan kuat baik dari segi masalah ataupun peserta persidangan.
2. Sidang Komisi
Adalah bagian dari sidang pleno/paripurna yang membahas suatu masalah tertentu saja dan dihadiri oleh sebagian anggota sidang saja yang termasuk anggota atau komisi tertentu.



3. Sidang Sub Komisi
Adalah sidang yang lebih kecil dari sidang komisi karena tingkat kesulitannya permasalahan yang tinggi.

E. Kelengkapan Persidangan
Kelengkapan persidangan terdiri dari: pimpinan sidang, ruang sidang, palu sidang, draft atau konsideran, alat dan bahan yang dapat menunjang jalannya persidangan misalnya, pengeras suara, meja, kursi, alat tulis, kertas suara, kotak suara, dan sebagainya.


Bentuk pimpinan sidang terdiri dari dua macam yakni:
1. Pimpinan Sidang Tunggal
Pimpinan sidang tunggal terdiri dari: ketua, wakil ketua dan sekretaris yang pada pelaksanaannya dapat diganti setiap session oleh anggota persidangan.
2. Pimpinan Sidang Presidium
Pimpinan sidang presidium adalah onggota persidangan yang ditugaskan dalam persidangan dari mulai awal persidangan hingga akhir persidangan dan bersifat sementara. Biasanya berjumlah ganjil yaitu 3 atau 5 orang yang keseluruhannya disebut pimpinan-pimpinan presidium atau anggota presidium. Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara umum baik itu pengaturan lalu-lintas pembicaraan, memberikan kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan, memberikan tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan sebagainya.

Unsur-unsur Persidangan:
- Panitia pelaksana (OC)
- Panitia pengarah (SC)
- Peserta sidang
- Pimpinan sidang
- Materi persidangan

F. Mekanisme Persidangan
Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:
1. Ketukan palu sidang
Dalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut :
Palu sidang diketuk 1 kali, artinya:
1. Menskor sidang satu kali...menit/jam/hari/dsb.
2. Menetapkan keputusan sementara.
3. Ketukan oleh pemimpin sidang atau presidium ketua yang akan melanjutkan dalam mengambil alih sidang ( terjadi pada pergantian pemimpin sidang/majelis ketua)
Palu sidang diketuk 2 kali, artinya:
1. Menskor sidang 2 kali...menit/jam/hari/dsb
2. Menegur atau menerima perhatian peserta sidang.
3. Mencabut kembali / membatalkan kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru (PK).
4. Pada pergantian pimpinan sidang oleh pimpinan sidang atau majelis ketua yg sementara memimpin sidang ( terjadi pada pergantian pemimpin sidang/majelis ketua)
Palu diketuk 3 kali, artinya:
1. Membuka sidang secara resmi.
2. Menutup secara resmi.
3. Menetapkan keputusan akhir.
4. Ketukan berkali-kali (Digunakan pada Saat menenangkan persidangan/perhatian ).
Contoh kalimat yang dipakai oleh pimpinan sidang/presidium sidang.
1. Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka saya menyatakan Musyawarah Wilayah Ikatan Pelajar Anti Narkoba dengan resmi dibuka. “ tok…….tok…….tok”.
2. Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka saya menyatakan Musyawarah Wilayah Ikatan Pelajar Anti Narkoba dengan resmi ditutup “ tok…….tok…….tok”.

3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan , maka dengan ini saya serahkan palu sidang kepada pimpinan sidang/majelis ketua berikutnya” “tok …tok”.
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka dengan ini palu sidang saya terima, sidang saya lanjutkan “ tok..”.
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skors 1 kali 5 menit dari pukul 12.00 - 12.15”
tok………. (peserta tetap berada didalam ruangan Sidang. Ini aturan khusus untuk waktu 1 x….menit)
“ Dengan ini sidang saya skors 2 kali 15 Menit dari pukul 12.00 – 12.30”
tok……..tok. (Peserta diperbolehkan meninggalkan ruangan sidang)
6. Mencabut skorsing
“Dengan memperhatikan jumlah yang sudah Quorum, dan waktu skorsing telah habis, maka skors saya cabut dan sidang dilanjutkan“
“tok…….tok”.
7. Mencabut kembali / membatalkan kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru (PK).
“ Dengan adanya pengajuan perbaikan kembali ( PK ) dari saudara………..………..pada poin,pasal,Bab tersebut saya nyatakan untuk di PK.
“tok…tok “
Hak suara dan hak bicara
1. Peserta memiliki hak suara dan ini tidak dapat diwakilkan dalam bentuk apapun.
2. Peserta dan peninjau memiliki hak bicara.
3. Peninjau hanya memiliki hak bicara setelah persetujuan pimpinan sidang/majelis ketua.
Pimpinan Sidang
1. Pimpinan sidang terdiri dari pimpinan sidang sementara dan pimpinan sidang tetap atau yang disebut majelis ketua.
2. Pimpinan sidang sementara adalah Ketua dan Sekretaris Pengurus Pusat/Badan Pengurus Cabang/Pengurus Komisariat, memimpin persidangan mulai dari pengesahan persidangan sampai pemilihan majelis ketua.
3. Pimpinan sidang tetap yang disebut majelis ketua memimpin sampai akhir proses persidangan dengan mekanismenya:
a. Biasanya Kongres dipimpin oleh 5 (orang) orang majelis ketua yang terdiri dari unsur Pengurus Pusat (PP) 2 orang dan utusan peserta persidangan 3 (dua) orang.
b. Biasanya Konfercab dipimpin oleh majelis ketua yang terdiri dari unsur Badan Pengurus Cabang (BPC), dan peserta persidangan yang keseluruhannya berjumlah Ganjil, Contohnya masing berjumlah 2 dan 3 atau 1 dan 2 .
c. Muskom dipimpin oleh majelis ketua yang terdiri dari unsur Pengurus Komisariat (PK) dan peserta persidangan yang keseluruhannya berjumlah Ganjil,Contohnya masing-masing 2 dan 3 atau 1 dan 2 .
d. Majelis ketua dari unsur PP ditunjuk dan disepakati PP.
e. Majelis ketua dari unsur BPC ditunjuk dan disepakati BPC.
f. Majelis ketua dari unsur PK ditunjuk dan disepakati PK.
g. Majelis ketua dari unsur peserta dipilih oleh forum persidangan.
h. Majelis ketua harus ditetapkan dalam satu surat keputusan.
i. Apabila dalam proses perjalanan sidang satu dan atau lebih dari satu majelis ketua mengundurkan diri karena alasan tetap, maka harus diganti yang lain dengan tetap memperhatikan keterwakilannya sehingga harus dilakukan perubahan dan atau penerbitan baru surat keputusan. s
2. Lobying
Proses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan. Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan waktu yang ditentukan.


3. Skorsing
Skorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan dalam persidangan baik berupa penyegaran, deadlock ataupun menghadapi keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang ditentukan.
4. Usul
Usul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat persidangan berlangsung.
5. Interupsi
Interupsi adalah memotong pembicaraan peserta atau pimpinan sidang oleh peserta sidang. Dilihat dari kekuatannya, interupsi dari peserta sidang tidak dapat ditolak oleh pimpinan sidang dan harus diberikan waktu interupsi. Sedangkan usul boleh ditolak atau tidak dapat diberikan kesempatan sama sekali oleh pimpinan sidang untuk dikemukakan.
Jenis Interupsi
5. Interupsi point of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang meminta bicara tentang persoalan yang sedang dibicarakan.
6. Interupsi out of other
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk berbicara tetapi diluar persoalan yang sedang dibicarakan.
7. Interupsi point of information
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk memberikan informasi kepada peserta sidang.
8. Interupsi point of correction
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk menelaskan atau meluruskan permasalahan yang sedang di bahas.
9. Interupsi point of privilaght (hak-hak istimewa)
Yaitu memotong pembicaraan orang lain atau mengusulkan kepada pimpinan sidang apabila seorang merasa tersinggung oleh peserta sidang yang lain.
10. Interupsi inteknis
Yaitu memotong pembicaraan orang lain dan mengusulkan kepada pimpinan sidang untuk membicarakan soal teknis persidangan dan teknis lain dalam persidangan.
Tambahan –tambahan yang biasa dipakai juga dalam persidangan
1. Point of Clearens
Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk meluruskan masalah ketika persoalan mengenai persoalan point personal privilage/menyangkut pribadi
2. Point of Solution
Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk menyampaikan atau menawarkan suatu solusi .
3. Point of Justification
Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
4. Peninjauan Kembali
Dikatakan dan terjadi jika yang akan diajukan untuk peninjauan kembali terhadap draf yag sudah disepakati sebelum disahkan.
5. Interupsi (biasa)
Dipakai untuk memotong pembicaraan.

G. Tata Cara Memimpin Persidangan
1. Pemimpin sidang harus memperhatikan segala agenda acara, tata tertib, dan protokoler persidangan.
2. Membentuk kata pengantar yang singkat, padat dan jelas sehingga mudah dipahami oleh peserta sidang.
3. Jika terjadi ketegangan ataupun perselisihan berupaya memberikan penjelasan secara proporsional mengenai masalah yang dibahas.
4. Memberikan sanksi jika ada yang melanggar tata tertib sidang dengan tegas dan adil.
5. Membuat kesimpulan dari keseluruhan acara persidangan.

Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin.

”Selamat Mempelajari Retorika Persidangan & Mengamalkannya”

*Dedis Yayandi ( Yayan) *